TimePunch

TimePunch deckt alle Funktionen der modernen Personalzeiterfassung ab. Dazu gehört die Erfassung der reinen Kommen -und Gehen Zeit, inklusive der die Möglichkeit auch Übernachteinträge zu buchen, sowie das Führen von Gleitzeitkonten mit automatischer Berechnung der Überstunden und Fehlzeiten.

So können für Mitarbeitende Soll-Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden, aus denen sich dann der Überstundensaldo automatisch berechnet. Selbstverständlich können Überstunden auch dazu verwendet werden, um diese als Freizeitausgleich abzufeiern oder den Mitarbeitenden auszuzahlen.

Ebenfalls integriert ist eine Urlaubsverwaltung, inkl. Urlaubsübertrag ins nächste Jahr und der direkten Anzeige des Resturlaubs für Angestellte am Terminal oder in der PC-Software. Dazu gehört auch die Möglichkeit Sonderurlaube oder Sabbaticals zu verwalten.

Kranktage der Mitarbeiter*innen können in TimePunch hinterlegt und verwaltet werden. Das gilt auch für eine mögliche Corona Quarantäne. Für den Lohndatenexport kann zwischen Krankheit mit Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber und ohne Entgeltfortzahlung bei Krankheitsdauer über 6 Wochen unterschieden werden.

Feiertage sind pro Bundesland für Deutschland, Schweiz und Österreich bereits hinterlegt und müssen nicht manuell aktualisiert werden. Bewegliche Feiertage werden von der Zeiterfassung automatisch berechnet.

Über den integrierten Lohn -und Gehaltsdatenexport können die verbuchten Arbeitszeiten direkt an das verwendete Lohn -und Gehaltsprogramm weitergegeben werden. Hierzu werden aus TimePunch heraus die Lohndaten im jeweiligen Zielformat in einer Exportdatei gespeichert.

TimePunch bietet integriert die Möglichkeit zum Export nach DATEV Lodas, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware Lohn und Gehalt, SBS Lohn Plus und GFP-Impuls an.

Neben den Arbeitszeiten, können auch Ausfallzeiten, wie Krankheit, Urlaub und Feiertage mit der Sollzeit oder der Durchschnittsberechnung nach 13 Wochen oder 6 Monaten übergeben werden. Nacht-, Wochenend-, Feiertag und Überstundenzuschläge werden dabei auf Wunsch, ebenso berücksichtigt. Selbstverständlich auch mit Priorisierungsmöglichkeiten.

Sofern ein anders Lohnprogramm, als die bereits integrierten Systeme verwendet wird, kann der Export mit überschaubarem Aufwand angepasst werden.

TimePunch verfügt über eine digitale Personalakte für jeden Mitarbeitenden. Damit können alle mitarbeiterbezogenen Stammdaten in der Zeiterfassung TimePunch hinterlegt werden. Dies betrifft allgemeine Daten, wie die E-Mail-Adresse und die Team -oder Abteilungszugehörigkeit, aber auch persönliche Daten, wie die postalische Anschrift, Gehaltsinformationen oder Kontodaten. Alles zentral an einem Punkt – in TimePunch.

Zudem kann TimePunch auch als Dokumentenablage verwendet werden. So können Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche oder auch Gehaltsabrechnungen in TimePunch hinterlegt und zentral für die Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden. Innerhalb der Dokumentenablage können Zugriffsrechte für bestimmte Order oder Dokumente vergeben werden. Damit wird verhindert, dass Angestellte Dokumente einsehen können, die nicht für sie bestimmt sind.

Das Einsehen der Dokumente geschieht über das Modul Selbstauskunft. Dort können Mitarbeiter*innen auf die für sie freigegebenen Dokumente zugreifen. Wird ein neues Dokument hochgeladen, welches für Mitarbeitende einsehbar ist, dann wird automatisch eine Mail an die betroffene Person mit der Info gesendet, dass neue Dokumente zur Verfügung stehen.

Nicht zu vergessen sind die zeitgesteuerten Entlassungen -und Einstellungen. Dabei kann bei Mitarbeitenden bereits vorab das Kündigungsdatum oder das Einstellungsdatum hinterlegt werden. Ist dieses Datum überschritten, werden dem/der Mitarbeiter*in die Zugriffsrechte entzogen oder bei einer Einstellung auch gegeben. Damit werden Überraschungen beim Start und Ende des Beschäftigungsverhältnisses vermieden.

Transparenz ist immer wichtig, vor allem bei einer Zeiterfassung. Daher werden viele Vorgänge in TimePunch protokolliert und auf Wunsch an verschiedene Zuständigkeiten gesendet.

So ist es in TimePunch möglich, pro Arbeitszeitmodell auch Kernzeiten zu hinterlegen. Kommen Mitarbeitende zu spät oder vergessen zu buchen, dann können die Mitarbeitenden selbst oder aber auch deren Vorgesetzte darüber informiert werden.

Das gleiche gilt auch beim Anpassen oder Ändern von Zeiteinträgen. Auch hier können die Betroffenen selbst (wenn die Änderung vom Personalbüro durchgeführt wurde) oder auch die Vorgesetzten (wenn die Mitarbeiter*innen selbst über Änderungsrechte verfügen) per Mail informiert werden.

So auch bei durchgeführten Monatsabschlüssen oder Fehlbuchungen, die auftreten können, wenn Mitarbeitende beispielsweise vergessen abzustempeln oder doppelte Stempelungen durchführen. Auch hier wird das Personalbüro automatisch informiert.

Zu guter Letzt gilt das auch für Verletzungen des Rahmenzeitmodells. Wenn beispielsweise Mitarbeitende nicht zur Pause stempeln oder zu früh zur Arbeit kommen, werden diese Punkte protokolliert und an die entsprechende hinterlegte Stelle gemeldet.