TimePunch

Der Urlaubskalender in TimePunch erlaubt die Pflege eines persönlichen Urlaub -und Abwesenheitskalenders. Hier können die eigenen Urlaube und die Abwesenheit der Team-Kollegen eingesehen werden. Selbstverständlich alles DSGVO-Konform und ohne Einsicht des Abwesenheitsgrunds.

Das gleiche gilt für den Gruppenkalender. Im Gruppenkalender können die Mitarbeiter*innen der Teams, Abteilungen und Niederlassungen zentral aufgerufen und auf geplante Abwesenheiten geprüft werden. Selbstverständlich auch hier unter Beachtung der Berechtigungen des jeweiligen Anwenders.

Alle Mitarbeiter*innen können im Kalender zentral Urlaub, Überstundenabbau oder Sonderurlaub beantragen. Insgesamt sind bis zu vier verschiedene Genehmigungsstufen hinterlegbar. Jede Genehmigungsstufe kann dabei über beliebig viele Genehmiger verfügen.

Der Urlaubsworkflow wird über Mails gesteuert. Bei Beantragung erhält der/die Genehmiger*in eine Mail des Antragstellers und kann diese dann über die Software genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung erhalten Mitarbeiter*innen eine Bestätigungsmail. Diese enthält einen Outlook-Kalendereintrag, der mit Doppelklick direkt zum eigenen Outlook Kalender hinzugefügt werden kann.

Wurde ein Antrag genehmigt, der dann widerrufen werden soll, können Mitarbeitende einen Stornoantrag stellen. Auch dieser muss dann von den hinterlegten Genehmigern freigegeben werden. Alternativ dazu kann das Personalmanagement den Urlaub jederzeit ohne Freigabeprozess stornieren.

Die Selbstauskunft dient als zentrales Element in TimePunch, um die Akzeptanz für die Zeiterfassung innerhalb der Belegschaft zu stärken. Die einzelnen Buchungen sind für hier pro Tag ersichtlich. In der Monatsübersicht wird Start -und Ende der Arbeitszeit, die Pause und die protokollierte Arbeitszeit angezeigt. Außerdem können die Entwicklung des Gleitzeitkontos und die daraus entstehenden Überstunden und Fehlstunden mitverfolgt und nachvollzogen werden.

Mitarbeitende erhalten zudem Zugriff auf die digitale Personalakte und können so Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche oder auch Gehaltsabrechnungen digital einsehen. Zudem werden sie per Mail pro-aktiv informiert, wenn neue Dokumente in der Personalakte zur Verfügung stehen.

Im Modul TimePunch Cutter werden die Rahmen -und Schichtmodelle definiert. Dies betrifft die maximal buchbare Arbeitszeit pro Tag, wie in Deutschland üblich z.B. 10 Std. Darüber hinaus können Pflichtpausen, z.B. nach 6 Std oder 9 Std. definiert werden. Vergessen Arbeitnehmer*innen die Pflichtpause zu stempeln, dann wird die genommene Pause automatisch auf die Mindestpausenlänge erweitert.

Wichtig sind auch die Rahmen, bzw. Schichtzeiten. Hier könne Rahmenzeiten definiert werden, zwischen denen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erbringen dürfen. Vor -und nach dem Ende der Rahmenarbeitszeit werden Stempelzeiten nicht berücksichtigt. Sind für einen Tag beispielsweise drei Rahmenzeiten hinterlegt, dann sucht sich TimePunch anhand der tatsächlichen Buchung die korrekte Rahmenzeit heraus. Damit lassen sich unter anderem auch Schichtmodelle mit Früh-, Mittel- und Spätschicht abbilden.

In vielen Unternehmen ist auch die Rundung der Start- und Endzeit notwendig. Dies ermöglicht die einfachere Nachberechnung der Lohnzettel durch die Angestellten. Auf Wunsch übernimmt TimePunch auch die Rundung der Start- und Endzeit.

Aber nicht nur dynamische Pausen nach einer bestimmten Arbeitszeit, sondern auch feste Pausen mit Start -und Endzeit können in TimePunch hinterlegt werden. Diese Pausen werden dann unabhängig von den einzelnen Buchungen der Mitarbeitenden eingetragen.

Die Anwesenheitsliste ermöglicht es Vorgesetzten oder dem Personalbüro zu prüfen, welche Mitarbeitende gerade aktiv arbeiten, sich noch nicht eingebucht haben oder durch Urlaub oder Krankheit verhindert sind.

Selbstverständlich ist die Anwesenheitsliste DSGVO Konform. Nur Anwender*innen mit Leitungsfunktion werden beispielsweise der Fehlgrund, Krankheit oder Urlaub angezeigt. Mitarbeitende die nur kollegial verbunden sind, sehen bei einer Abwesenheit nicht den Grund, sondern nur den Status anwesend oder abwesend. Dies ist wiederum unkritisch, da der reine Status auch durch das physische Vorbeigehen beim Kollegen oder auch durch den Eintrag im Outlook Kalender sichtbar ist.

Die Anwesenheitsliste verfügt zudem über eine Druckfunktion, die den aktuellen Statusbericht inkl. Datum und Uhrzeit ausdruckt. Damit kann auch im Nachgang zweifelsfrei belegt werden, ob Mitarbeitende zu einer bestimmten Uhrzeit im Büro anwesend waren oder nicht.